El organizador es responsable de armar al panel y confirmar la participación de todos los panelistas, incluyendo al moderador, a los presentadores y a los comentaristas. Una vez que el panel ha sido aprobado oficialmente por los Moderadores del Programa de LASA, el organizador del panel debe confirmar que todos los participantes han recibido su notificación oficial de parte del Secretariado de LASA y que todavía tienen planificado viajar al Congreso. El organizador debe avisarle con suficiente antelación al Secretariado de LASA si hay algún cambio en la composición del panel. Asimismo, el organizador debe comunicarse con los participantes del panel antes de la fecha del congreso para asegurarse de que los presentadores de las ponencias hayan entregado sus ponencias a LASA y a los comentaristas del panel con suficiente antelación.
El moderador (que no tiene que ser asimismo el organizador) es responsable de empezar la sesión a la hora indicada introduciendo a los participantes. El moderador es responsable para asegurarse de que los presentadores y los comentaristas respeten el tiempo designado a cada presentación. El moderador puede asimismo coordinar el tiempo de preguntas o discusión con la audiencia, una vez que los miembros del panel hayan concluido sus presentaciones.
El comentarista debe proveer un resumen de las conclusiones importantes expuestas e identificar posibles temas de dialogo entre las varias ponencias presentadas por los miembros del panel. El comentarista puede utilizar los trabajos de los panelistas para debatir temas académicos existentes, pero el comentarista no debe utilizar la ocasión para presentar una ponencia de si mismo.