L’organisateur est responsable de réunir le panel et de vérifier la participation de tous ses membres, y compris le président, les intervenants et le ou les secrétaires. Une fois le panel officiellement approuvé par les présidents des programmes LASA, son organisateur doit vérifier que tous ses membres ont bien reçu l’avis officiel du secrétariat de LASA et prévoient de participer au congrès. Il ou elle doit immédiatement informer le secrétariat de LASA en cas de changement dans la composition du panel. L’organisateur doit aussi communiquer avec les membres du panel avant le congrès et s'assurer que les intervenants envoient leur article en temps utile par écrit au(x) secrétaire(s) désigné(s).
Le président (qui peut être ou ne pas être la même personne que l’organisateur) ouvre la séance à l'heure prévue et présente les différents membres du panel. Il ou elle est responsable de s’assurer que les orateurs et les intervenants respectent les temps de parole convenus. Il ou elle coordonne les échanges avec le public lors de la partie questions-réponses qui suit la conclusion des présentations.
Le secrétaire doit résumer les conclusions clés et relever les points à discuter davantage dans les différents articles présentés par les membres du panel. Il ou elle peut souhaiter recadrer les travaux des panélistes dans le contexte d'un débat académique plus étendu, mais ne doit pas profiter de l’occasion pour présenter un article séparé qui lui est propre.